Los Ladrones de Tiempo en la Empresa

“Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar

todo el tiempo disponible para su realización”.

Llamada la Ley de Parkinson. 1957.

 

Se ha escrito mucho a este respecto, y aún seguimos sin saber trabajar. Me llama la atención que empresas grandes y pequeñas cometen una y otra vez los mismos errores.

Todos los trabajadores y empresarios tienen en común que son los que más trabajo tienen del mundo, sin embargo, y aplicando el Principio de Pareto, sólo el 20 % de ese trabajo realizado produce el 80 % del Beneficio de la empresa. Por lo tanto, ¿qué es el resto del tiempo que estás en el trabajo?

 

¡¡¡Pérdidas de Tiempo!!!

 

No vamos a hablar de las pérdidas de tiempo de leer el periódico, tomar café, ir a almorzar, navegar por internet para planificar tus próximas vacaciones, etc. ¡En este aspecto, cada cual sabrá! Sobre todo, porque muchas veces ese “tomar café” es altamente productivo.

Vamos a otros ladrones de tiempo, que no son en absoluto productivos: Emails, Llamadas, WhatsApp, Reuniones, y Visitas inesperadas.

 

Los Emails:

Se pierde mucho tiempo buscando en Emails información que debe estar archivada en otros sitios: Las Direcciones y Teléfonos en tu Agenda de Direcciones, las Citas en tu Agenda Horaria, Los Ficheros y Proyectos en tu Sistema de Gestión, etc. No pierdas el tiempo buscando en tus correos.

• Cuando recibas un Correo revísalo en el móvil por si es importante, pero no lo resuelvas en ese momento. No va a pasar nada porque se quede pendiente un par de horas.
• Consulta y Resuelve el Correo dos veces al día: A primera hora de la mañana y a primera hora de la tarde.
• Resuelve la Bandeja de Entrada de tu Email para dejarla a cero cada día.
• No envíes copia al resto del equipo de los correos que te cruzas con clientes o proveedores; salvo que sea importantísimo.

 

Las Llamadas:

En una llamada telefónica hay dos partes: La de introducción y cortesía (“Qué tal el verano”), y la esencial del asunto a tratar. Procura reducir considerablemente la primera. Vamos tendiendo cada vez más a ser más impersonales, y tal vez no tenemos que luchar contra ello.

• Antes de hacer una llamada de teléfono intercambia un WhatsApp para introducir sobre el tema que se va a tratar.
• Es más, posiblemente incluso estés resolviendo el tema por WhatsApp y evitas así la llamada.
• No atiendas llamadas de números ocultos o de número que no tengas grabados. Para eso está tu buzón de voz. Y ten por seguro que si no dejan mensaje, es que no es importante.
• Prioriza tus llamadas y hazlas a última hora de la mañana y a última hora de la tarde, seguidas una detrás de otra.

 

Los WhatsApp:

Los WhatsApp son como llamadas cortas. Si bien, ahorran tiempo siempre llegan en un momento inoportuno.

• Abre el WS, léelo, y prioriza igual que con las llamadas. Contesta (como si se tratara de una llamada) a última hora de la mañana y de la tarde.

 

Las reuniones:

No lo olvides. Son la mejor forma de acercarte a la venta. Pero no sufras la “Reunionitis” (enfermedad de reunirte para todo).

• Reuniones de trabajo al estilo Steve Jobs:
• Pocas personas. Sólo las que imprescindibles para la reunión y que pueden aportar algo. En Apple, todos los presentes en una reunión deben tener una razón para estar ahí. No existen las invitaciones de cortesía. No es nada personal; sólo son negocios.
• Máximo 30 minutos.
• Prepárate previamente bien la reunión.
• No aceptes interrupciones. No es nada personal; sólo son negocios.

 

Las Visitas Inesperadas:

• No permitas que te quiten tiempo. Dales una cita para otro día, pero sé comercialmente correcto.

 

Comunica esta metodología de trabajo a todos los miembros de tu Empresa. No puede haber nadie que reme en sentido diferente al resto del Equipo.

 

 Si tu tiempo no te deja cumplir Emails, Llamadas, WhatsApp, y Reuniones,

es porque tienes mal organizado tu tiempo.

Revísalo.

 

INNOVA CONSULTORIA