CÓMO ORGANIZARTE EN TU TRABAJO PARA SER MÁS PRODUCTIVO

“Nunca hay suficiente tiempo para hacer todo, pero siempre hay suficiente tiempo hacer lo más importante”.

Brian Tracy.

Conseguir el mejor método para organizarte y realizar tu trabajo diario es clave para ser más eficaz y productivo, y por lo tanto para sacar tu empresa adelante.

En este artículo vamos a mostrarte un método de trabajo que funciona y que te ayudará a ser más eficaz y a hacer tu vida más fácil. 

Es fundamental disponer de un buen CRM o de una Agenda en tu ordenador para organizar tu trabajo, lo que quiere decir que debes seguir lo que dice esta Agenda “al pie de la letra”.

Utilizar el Calendario de Google como CRM para organizar todo tu trabajo y agenda personal es una buena opción.  En Innova Consultoría lo utilizamos y nos funciona a la perfección.

 

Forma de Trabajar:

1.- Crea en tu Agenda un Evento para cada Proyecto que estés realizando.  Escribe un título y lo que tienes que hacer en él.  En el Evento anotarás todo lo que vas realizando relativo a ese proyecto, y lo pondrás en la fecha que lo tengas que resolver.

Ahora que todos los eventos ya están creados, empezamos:

2.- Revisa tu Agenda y anota las llamadas telefónicas que debes realizar en una libreta, un simple papel, o un post-it.

Yo utilizo un post-it en el ordenador.

Una vez realizadas las llamadas recuerda actualizar los eventos correspondientes a esas llamadas en la Agenda

3.- Revisa tu Agenda y anota los eventos (tareas) que tienes que ejecutar en una libreta, un simple papel o post-it.

En este caso también utilizo otro post-it en el ordenador.

No olvides actualizar los eventos en tu Agenda tal como vayas terminando tus tareas.

4.- Tu mesa debe estar totalmente libre de papeles.  Cuando te llegue un documento anótalo en el evento de la Agenda que corresponda (por ejemplo “Ver correo electrónico recibido “) y archiva el documento en la carpeta (física o electrónica) de ese evento.  Ya lo resolverás cuando la Agenda te priorice ese evento.

Tener la mesa despejada te ayudará a mantener el estrés a raya. 

5.-  Ahora ya empiezas con el trabajo real:

- Márcate una hora determinada al día para hacer todas las llamadas de tu lista de llamadas.  Hazlas en esa hora.

- Márcate una hora determinada al día para realizar todas las tareas de tu lista de tareas.  Hazlas a esa hora.

- Cuando inicies un evento táchalo del post-it y coge la documentación escrita de la carpeta de ese evento, en caso de que la tenga.  De esta forma sabes siempre que la documentación que tienes sobre la mesa se corresponde con la tarea que estás realizando.

- Una vez realizada la llamada telefónica o la tarea, actualiza la Agenda y pasa al siguiente evento prioritario de tu lista de tareas.

- En el caso de que no hayas podido realizar todas las llamadas o tareas de tus post-its de hoy, estos pásalos a mañana y así los podrás priorizar de forma acumulada al día siguiente.

Una vez hayas aplicado este método de organizar tu trabajo comprobarás lo bien que funciona y la rapidez con la que avanzas, aumentando mucho tu productividad y evitando ir “de flor en flor”.

Este método te asegura que trabajas sobre lo verdaderamente importante sin perder el tiempo en todas esas pequeñas tareas aunque urgentes, poco importantes, y en imprevistos que únicamente roban tu tiempo.

 

Resumen:

- Crear un Evento por cada Proyecto.

- Empezar a trabajar guiándote únicamente por la Agenda:

- Anotar en dos post-it las llamadas y tareas a realizar de cada Proyecto del día.

- Marca una hora del día para realizar llamadas y otra para realizar tareas. 

- Sé constante en esos horarios.  Es fundamental.

- Mantén limpia tu mesa.  Si te llega una llamada o un documento inesperado, no lo resuelvas.  Anótalo en la tarea correspondiente y archiva el documento físico en su expediente.  Ya lo resolverás cuando priorices las tareas diarias. 

Si decides implantar este sistema en tu empresa, no dudes en llamarnos y te ayudaremos con tus dudas.

 

INNOVA CONSULTORIA