¿Cómo organizar eventos corporativos?

Para organizar un evento corporativo hay que tener muy claras las tareas que deben llevarse a cabo, un proceso bastante minucioso que comienza con una buena planificación y a partir de esta, la realización de una serie de actividades que que van a derivar en el éxito o fracaso de un evento. Estas actividades obviamente no son evidentes para las personas que asisten al evento, ni para el cliente interesado en realizarlo, sino se quedan digamos en el back stage de la organización.

¿Por qué organizar un evento corporativo?

Una empresa puede hacer un evento corporativo con varios fines.

1. Puede ser motivador para los empleados, cuando se trata de un evento de empresa organizado para celebrar una fecha importante como la Navidad, o la llegada del verano. La cena de Navidad por ejemplo es ya todo un clásico. Otro motivo puede ser celebrar el cupleaños de la empresa, en muchas ocasiones los primeros 10 años llevan a muchas compañías a plantearse organizar una celebración especial con los empleados y los clientes principales.
2. Otra motivación que puede llevar a organizar un evento empresarial es el promocional. Querer lanzar un nuevo producto puede ser una buena ocasión para organizar un evento y en muchos casos hemos visto empresas que lo hace por ejemplo con periodistas de un sector o con bloggers, ¿por qué no?
3. Otro tipo de evento de empresa es sin duda el que tiene la finalidad de fidelizar a los propios clientes. Podría ser el caso del evento organizado para Renault, donde los afortunados en participar fueron 50 clientes de la compañía que tuvieron la suerte de viajar a Escocia y disfrutar de una experiencia única.
4. Un evento corporativo puede usarse además como un medio dirigido a motivar al equipo de trabajo de una empresa o negocio para alcanzar los objetivos y las metas que se han planteado cumplir. Un ejemplo puede ser el Team Building, ya que cada vez más las empresas tienen en cuenta el bienestar de sus empleados y organizan actividades para potenciar las relaciones entre ellos y entre ellos y la corporación.

Es importante destacar que todas las actividades que se lleven a cabo en el transcurso del evento corporativo, necesariamente, deben ir de la mano con la filosofía de la empresa y por lo tanto tener cierta coherencia con sus políticas del día a día. ¡No tendría sentido si eres una empresa de venta de comida de animales llevar a tus empleados de caza!, ¿estás de acuerdo?.

¿Qué pasos hay que seguir para organizar un evento empresarial?

Para organizar un evento corporativo es muy importante realizar el diseño de la actividad, llevar a cabo una buena planificación y la producción de las actividades que son absolutamente necesarias para el logro del éxito.

Dentro de estas actividades se encuentran:

1. Elección de fechas posibles para el evento, lugar y horas.
2. La elaboración del presupuesto disponible, muy importante para poder efectuar una búsqueda.
3. Preparar un primer listado de proveedores para determinar el lugar y poder pedir presupuestos, así se podrá elegir de forma acorde a la disponibilidad financiera de la empresa.
4. Encontrar voluntarios dentro de la organización para tareas sencillas.
5. También se deben realizar todas las diligencias pertinentes para conseguir los trámites dirigidos a obtener los permisos que imponen la normativa.
6. Pensar en actividades distribuidas a lo largo de las horas en las que se desarrollará el evento y valorar su coste y viabilidad.

Está claro que es un trabajo que necesita de mucho rigor y experiencia y sobre todo de un equipo muy preparado para que todo salga correctamente. Pero recuerda que un evento empresarial con buena planificación, organización y supervisión puede ser una gran oportunidad de fortalecer tu marca y empresa.