¿Cuándo puedes utilizar una factura proforma?

Se suele decir que una proforma es un documento de compraventa de bienes o servicios sin validez fiscal ni contable. Su función es indicar una operación de compraventa para presentársela, por ejemplo a un cliente.

Este tipo de documento se emplea, habitualmente, en tres casos:

1. La factura proforma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.
2. Puedes emitir facturas proforma para que tu cliente se documente de los detalles del producto o servicio que te demanda. Si llegáis a un acuerdo, tan solo habrás de convertir esa factura proforma en ordinaria.
3. Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.

A la hora de elaborar este documento, deberás tener en cuenta una serie de condiciones para que este esté considerado como proforma. Estas son:

• Contener un título visible en el que se indique es una “proforma”.
• Tus datos como proveedor.
• La identificación de tu cliente.
• Una descripción de los productos o servicios que vendes así como la cantidad y el precio unitario y total.

Con esta información, tendrás lista tu factura proforma y estarás en disposición de enviársela a tu cliente.

Lo cierto es que una proforma se parece, en el contenido, a una factura corriente. Por eso, además, muy probable que en el futuro utilices este documento para crear la factura final.

Lo habitual es añadir esta información:

• Fecha de emisión.
• Identificación del proveedor: nombre comercial, CIF, dirección…
• Identificación del destinatario: nombre comercial, CIF, dirección…
• Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario…
• Base imponible.
• Cuota de IVA.
• Precio total.

Aunque por fuera sean parecidas, una factura comercial y una proforma no tienen nada que ver.

La principal diferencia entre ambas, y la más importante, es que la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo; por eso no se puede modificar.

La proforma, en cambio, es un documento previo a la emisión de la factura y nunca tendrá validez legal.

También es muy habitual confundir la proforma con un presupuesto ya que, a priori, tienen una función similar. Sin embargo, de nuevo, existen diferencias entre uno y otro.

La proforma y el presupuesto son dos documentos que se envían al cliente en diferentes etapas de la negociación.

Normalmente, se empieza por el presupuesto cuando el cliente te solicita información sobre cómo le puedes ayudar con tus productos o servicios. En este caso, además del precio, también estás haciendo una propuesta comercial.

Si el cliente le da el visto bueno al presupuesto, puedes enviar la proforma para detallar todo lo que tiene que ver con la parte económica si así te lo requieren. Si no, no será necesario.

Digamos que el proceso transcurre de la siguiente forma:

- Presupuesto.

- Factura proforma.

- Ejecución del proyecto/venta de los productos.

- Factura.