"Lo que define una buena gestión es la capacidad de poner foco en lo importante"

El próximo jueves, 31 de enero, el director y consultor de La Fábrica del Tiempo impartirá una jornada en CEEI Elche en la que mostrará como rentabilizar los proyectos a través del programa Teamleader. Con motivo de su ponencia, hemos querido realizarle esta entrevista.

 

Hola Javier, cuéntanos ¿cuál es la actividad principal de vuestra empresa?

Tras varios años en los que hemos estado trabajando en la continua iteración y validación de nuestro modelo de negocio, hemos sido capaces de sintetizar nuestra propuesta de valor en lo que denominamos Entorno de Trabajo Productivo®.

En La Fábrica del Tiempo nos centramos en el diseño y configuración del Entorno de Trabajo Productivo® para profesionales y organizaciones, es decir, les ayudamos a incorporar una nueva metodología de trabajo que les permita alcanzar sus objetivos empresariales con un mejor aprovechamiento de sus recursos.

Esa metodología se compone de nuevos hábitos y métodos de trabajo centrados en procesos de organización y comunicación interna, así como en métodos de trabajo colaborativo. Una vez definidos y optimizados los procesos a través de procedimientos sencillos y prácticos, se trabaja en la digitalización de los mismos a través de herramientas de productividad.

Somos firmes creyentes de que la transformación digital no tiene sentido si no se aplica de forma clara para cubrir necesidades o problemas previamente detectados.

Trabajamos en 3 niveles de Entorno de Trabajo Productivo®:

• Nivel 1 - Individual: Implementación de nuevos métodos de organización en relación a la gestión de tareas, email y gestión de archivos. Todo ello implementado con herramientas digitales.
• Nivel 2 - Equipo: Implementación de metodología común de trabajo para compartir proyectos y tareas, archivos, gestión de reuniones, así como la medición del tiempo invertido para definir métricas de evaluación del desempeño.
• Nivel 3 - Organización: Análisis de hábitos de productividad en los procesos, medición de objetivos bajo OKR, gestión del know-how generado por la empresa, y metodología de mejora continua.

 

¿Qué beneficios reporta la adecuada gestión del tiempo?

En realidad el tiempo es algo que no se puede gestionar como tal, lo que podemos gestionar son las actividades que desarrollamos en dicho tiempo. Lo que define una buena gestión es la capacidad de poner foco en lo importante en cada momento, así como la capacidad para poder evaluar nuevas oportunidades surgidas en el día a día sin que esto implique un gran trastorno en nuestra actividad.

La gestión de nuestra actividad debe orientarse en todo momento a la consecución de nuestros objetivos, y obviamente eso conlleva trabajar en la definición y medición de los mismos de manera regular.

A nivel de equipo, las principales mejoras las podemos resumir en las siguientes:

• Capacidad para enfocar la actividad de todo el equipo hacia las prioridades de cada momento, todo ello de forma ágil.
• Optimización de los canales de comunicación para evitar generar excesivo “ruido” que dificulte el desarrollo de los proyectos y servicios. La reducción y gestión de las interrupciones se sitúa entre las prioridades de los equipos, sobre todo en oficinas con espacios abiertos.
• Desarrollar reuniones prácticas y operativas, centradas en objetivos previamente definidos. Esto permite potenciar la comunicación sin invertir más tiempo del necesario.
• Potenciar el desarrollo y la compartición del conocimiento generado en los equipos.
• Capacidad de análisis sobre el trabajo realizado para tomar decisiones de mejora continua.

 

¿Cuáles son las claves para poner en marcha un entorno de trabajo productivo?

Si bien es cierto que cualquier profesional o empresa es susceptible de mejorar sus procesos de organización y comunicación interna, creemos que los clientes de La Fábrica del Tiempo no son aquellos que necesitan mejorar, son aquellos que lo necesitan, que saben que lo necesitan, y además, que quieren hacer algo para mejorar.

En este sentido el primer paso es precisamente ese, querer mejorar. No es una cuestión de organizar talleres de formación para hablar de fórmulas mágicas, es una cuestión de cambio de cultura organizacional y de hábitos individuales.

A partir de ahí, el trabajo inicial debe centrarse en analizar la situación actual para determinar cuáles son las áreas concretas de mejora y qué pasos son necesarios.

Para esta fase de análisis lo que hacemos es trabajar a través de reuniones, entrevistas y cuestionarios en el análisis de hábitos de organización y comunicación, en el análisis de los elementos de captura y de organización del equipo, así como en los procesos de desarrollo de servicios y proyectos.

Con esta fase inicial se tiene toda la información para trabajar en el diseño y configuración del Entorno de Trabajo Productivo®.

 

¿Cómo puedes ayudar a los emprendedores y a las Pymes?

El mejor consejo que puedo dar a emprendedores y Pymes es que traten de dedicar tiempo de forma regular a la gestión de su negocio.

Me encuentro muchos casos de Pymes y Micropymes que están muy centradas en el servicio o producto que ofrecen, pero no siempre acaban poniéndose “la gorra” de gerentes de su empresa. Esto es necesario y fundamental para poder analizar con detalle en qué procesos deben mejorar e innovar.

En relación a la contratación de proveedores y servicios relacionados con la incorporación de herramientas digitales, mi consejo es que evalúen qué proceso concreto quieren mejorar, y sobre todo, que definan las métricas necesarias para poder valorar el impacto que ha tenido dicha herramienta tras su implantación.

 

¿Algún logro profesional que quieras compartir con nosotros?

He tenido la oportunidad de trabajar con un gran número de profesionales y organizaciones durante estos años de los que he aprendido mucho. Desde Escuelas de Negocios como IEBS Business School o CEOE Formación, pasando por grandes empresas como Volvo Group, Cemengal o Nordex-Acciona Windpower, hasta pequeños equipos en agencias de marketing y programación como RK People, Yeboyebo o Tecon.

El principal logro lo centro en el impacto logrado en aquellas personas que de verdad han querido hacer algo por cambiar sus hábitos, y en organizaciones que han sido capaces de crecer gracias a la puesta en marcha de ese engranaje que ofrece el Entorno de Trabajo Productivo®.

Es muy gratificante hablar con clientes o alumnos tras varios meses y sentir que sus vidas han cambiado realmente.

Siempre digo que no ofrecemos formación de catálogo, no nos motiva y no creemos que aporte suficiente valor. Para nosotros la formación no deja de ser una herramienta que ofrecemos a nuestros clientes para llegar a un objetivo claro y concreto.

 

¿Qué retos profesionales tienes a la vista?

Además de liderar el proyecto de La Fábrica del Tiempo, estoy participando como profesor y director de programas -relacionados con gestión ágil de proyectos- en la Escuela de Negocios IEBS. Esto me permite estar en continuo contacto con las necesidades de los profesionales digitales. Hay mucho trabajo por delante en relación a la formación cualificada de los nuevos perfiles que demandan las empresas de la sociedad de la información.

Y como no hay que dejar de innovar y crecer, estoy trabajando con un socio en el lanzamiento de la startup TrainB, centrada en el desarrollo de una herramienta digital para consultores digitales. Os informaré con detalle cuando tengamos nuestro primer MVP.