Transformación Digital en CEEI Valencia: Potenciando la productividad y diseñando el futuro

La transformación digital permite que las organizaciones compitan mejor en un entorno económico que cambia constantemente a medida que la tecnología evoluciona. Con este fin, la transformación digital es necesaria para cualquier empresa. En CEEI Valencia supimos que este proceso era fundamental para mejorar la eficiencia, agilidad y competitividad y estar en un mercado cada vez más exigente.

 Pero, ¿en qué consiste realmente esta transformación y cuáles son los beneficios que aporta? 

En CEEI Valencia empezamos esta transformación digital de la mano de dos grandes especialistas en la materia: Juan Carlos Bugallo y Roberto Touza, y el primer paso ha sido un proceso de cambio de cultura y de mentalidad, principalmente enfocado en las personas, en cambiar sus hábitos, y por otro lado, en tener muy claros y definidos nuestros objetivos y metas. Para ello, aprovechamos al máximo las metodologías y enfoques que fomentan la eficiencia, la agilidad y la productividad. 

Todo esto supuso una serie de cambios de estructura, comportamiento y mentalidad en tres dimensiones:

1.La primera fue cambiar la cultura y a las personas. 

Empezar por las personas fue el factor diferencial en la transformación digital, en cambiar la mentalidad e invertir en formación en productividad. A nivel individual, implementamos la cultura de la productividad, acompañado de la herramienta GTD (Getting Things Done): se trata de un sistema de productividad y administración del tiempo que nos ayudó a completar las tareas y gestionarlas, así como a cumplir compromisos de una forma eficiente y sin estrés mediante un sistema integral de listas y calendarios.

2. En la segunda fase pasamos de las personas al equipo. 

Una de las metodologías más populares y efectivas en el mercado para llevar a cabo esta transformación es Agile, y dentro del marco de Agile, encontramos Scrum, una metodología ágil de gestión de proyectos que se basa en la división del trabajo en iteraciones llamadas "sprints", que suelen tener una duración fija de 2 a 4 semanas. Con esta metodología conseguimos mayor transparencia, colaboración y responsabilidad individual, por lo que nos dio una mayor productividad y calidad en la ejecución de proyectos.

Junto con Scrum, nos apoyamos en el Modelo Canvas o Business Model Canvas, que nos ayudó a identificar áreas de mejora, a alinear recursos y esfuerzos de manera más efectiva, por lo que a su vez también trajo mayor productividad.

3.Y por último pasamos a la empresa. 

Aquí nos basamos en el método Lean Startup, metodología de trabajo que aumenta las probabilidades de éxito conjuntamente con la metodología OKR (Objetives and Key Results), para la construcción de objetivos medibles factibles y de rentabilidad.

Dentro de este proceso de cambio, y con el fin de aumentar la productividad y la eficiencia hicimos jornadas de formación, paralizamos totalmente la empresa y tuvimos una consultoría propia. Una de las partes claves de este proceso fue trabajar los 5 asesinos de la productividad: el ausentismo, las distracciones, las interrupciones, las "reunionitis" y la gestión del mail. Y a la vez, se implantaron 3 tipos de momentos para mejorar la productividad: 

Momento cueva: espacio de tiempo para una tarea, se establecen las tres rocas principales para ese día y durante una hora no hay ningún tipo de interrupción (no se consulta el correo, no entran notificaciones, no hay reuniones). Para este momento se creó una tarjeta identificativa que ponía “no molestar”, para que todos supieran que estás en tu "momento cueva".

Momento consulta: se fija una hora concreta para todas las consultas, solo una vez al día. 

Momento puesta al día: se refiere a las reuniones, tienen que estar organizadas y ser concretas. 

Para ello, también hicimos un testeo de herramientas de productividad y finalmente optamos por trabajar con esta: ClickUp, una plataforma de gestión y colaboración en línea que nos ofreció una amplia gama de herramientas y características para aumentar la productividad 

En CEEI Valencia esta transformación digital nos ha traído una serie de beneficios, especialmente en términos de productividad: ya que nos ha permitido una automatización de procesos, una mayor adaptabilidad a los cambios, lo que se traduce en una capacidad de respuesta más rápida a la vez que se gana terreno al tiempo. Todo esto fomenta la colaboración y la comunicación efectiva entre los equipos, lo que mejora la toma de decisiones, y una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos.

Hemos realizado esta transformación paulatinamente, bajo un programa piloto de 4 semanas, con un pequeño equipo. Eso fue primordial, empezar con poca gente y progresivamente, se fue implementado al resto de equipo, y por último con nuestros clientes. 

Estas 3 fases fueron claves para la transformación digital, y así hemos conseguido tener una cultura organizacional, cambiar hábitos y muy importante, que sea cooperativo. 

La Transformación Digital, es un proceso largo, pero ya estamos en ello, es un requisito indispensable para prosperar en la era digital. Aquellas organizaciones que adopten estas prácticas innovadoras estarán preparadas para enfrentarse a los desafíos actuales y futuros, destacándose en un mercado altamente competitivo.