Firma digital

Recibes un contrato, lo imprimes, firmas y escaneas para volver a enviárselo al emisor. ¿Quién no ha hecho esto? A parte de ocuparnos mucho tiempo (más de los segundos que debería) no queda profesional cuando todo el mundo habla de transformación digital. Hoy en día todos (autónomos y empresas) estamos obligados a tener nuestro un certificado digital, y firmar documentos es una de sus posibilidades más sencillas. Vamos a ver dos formas de hacerlo, ambas son de lo más fácil.

Método 1: Autofirma

Si usas de manera habitual tu certificado con páginas del gobierno, es muy probable que tengas instalado un programa llamado Autofirma que usan algunas de ellas.

Este programa nos permite seleccionar un archivo (por ej. un documento PDF) y firmarlo. Podemos hacer que se muestre una referencia visual a que el documento ha sido firmado digitalmente o, al contrario, que no se muestre y así nadie sabrá que está firmado si no usa un programa específico (por ej. el propio Autofirma, o la web que veremos luego: VALIDe).

Si elegimos mostrar la firma, nos dejará seleccionar en qué parte del documento queremos que se vea y, posteriormente, podremos editar el formato de la firma.

Podemos dejarlo tal cual, o editarlo teniendo en cuenta que en el texto podemos incluir las siguientes “variables” que se sustituirán en el documento por el valor adecuado:

$$SUBJECTCN$$: Nombre del titular del certificado de firma.

$$ISSUERCN$$: Nombre del emisor del certificado de firma.

$$CERTSERIAL$$: Número de serie del certificado de firma.

$$SIGNDATE=PATRÓN$$: Fecha de la firma, donde PATRÓN debe indicar el formato en el que debe mostrarse la fecha, teniendo muchas posibilidades.

$$GIVENNAME$$: Nombre del titular declarado en el certificado. Este valor podría no aparecer en el certificado.

$$SURNAME$$: Apellidos del titular declarado en el certificado. Este valor podría no aparecer en el certificado.

$$ORGANIZATION$$: Organización del titular declarada en el certificado. Este valor podría no aparecer en el certificado.

$$REASON$$: Razón por la que se firma el PDF. Este valor podría no aparecer establecido en las preferencias de Autofirma.

$$LOCATION$$: Ciudad en la que se firma el PDF. Este valor podría no aparecer establecido en las preferencias de Autofirma.

$$CONTACT$$: Información de contacto del firmante del PDF. Este valor podría no aparecer establecido en la preferencias de Autofirma.

En los casos en los que el valor no se haya establecido, la “variable” se eliminará sin poner nada en su lugar.

Una vez firmado ese documento se lo podremos mandar a quien corresponda y tendrá la misma validez que si lo hubiésemos firmado a mano (ojo, chequead con vuestro gestor o abogado que no hay problema).

Además, el receptor tendrá más seguridad sobre la firma, ya que es más difícil falsificar una firma digital que una realizada a mano, y es fácil comprobarla con el mismo Autofirma o con la web de la que hablaremos a continuación.

Método 2: VALIDe

Si no tienes Autofirma y no quieres (o no puedes) instalar aplicaciones en el equipo, siempre tienes la opción de hacer la firma vía web.

La web VALIDe permite firmar documentos, aunque en este caso es menos versátil. Siempre firma los documentos en la modalidad “invisible”, por lo que no habrá en el documento ninguna referencia visual a que ha sido firmado digitalmente.

No es una gran pega, ya que cualquier documento que recibiésemos con algún indicativo de que ha sido firmado digitalmente, deberíamos comprobarlo con esa misma web o con algún programa (como Autofirma) para asegurarnos de que todo está en orden y no ha habido ningún error o trampa.

Conclusión

Como ves, firmar documentos de manera electrónica es tremendamente fácil y puede ser un pequeño primer paso en la transformación digital de tu empresa. Ponlo en práctica y si tienes dudas pregúntame.