C.01.01.a. La Contabilidad

ÍNDICE

01. ¿Cuáles son los principios contables básicos?

02. ¿Cuáles son los libros contables que deben tenerse obligatoriamente?

03. ¿Cómo deben llevarse los libros contables?

04. ¿Es pública o secreta la contabilidad de los empresarios?

05. ¿Cuánto tiempo deben conservarse los Libros?

 

DESARROLLO

Se establece en el Código de Comercio que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”.

Por lo tanto, la contabilidad tiene dos vertientes: por un lado, es una herramienta de gestión y, como tal debe responder a las necesidades del empresario; y por otro lado, la llevanza de una contabilidad ordenada es de interés de terceros (acreedores, Hacienda, etc.), por lo que se exige que la misma se ajuste a las Normas contenidas en el Plan General de Contabilidad.

 

01. ¿Cuáles son los principios contables básicos? 

Son:

• Principio de empresa en funcionamiento: salvo prueba en contrario, se considera que la gestión de la empresa continuará en un futuro previsible. Se debe presumir que la empresa está en funcionamiento

• Principio de uniformidad: Adoptado un criterio dentro de las alternativas que se permitan, debe mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, en tanto no se alteren los supuestos que motivaron su elecciónNo pueden variarse los criterios de valoración de un ejercicio a otro

• Principio de prudencia valorativa. Se debe ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre. La prudencia no justifica que la valoración de los elementos patrimoniales no responda a la imagen fiel que deben reflejar las cuentas anuales. Adicionalmente, únicamente deben recogerse los beneficios generados en la fecha de cierre del balance, deben tenerse en cuenta todos los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales y tener en cuenta todas las depreciaciones

• Principio de devengo: los ingresos y gastos se imputarán al ejercicio, con independencia de su fecha de cobro o pago

• Principio de no compensación: no pueden compensarse las partidas del activo y del pasivo o las de gastos e ingresos. Adicionalmente, los elementos integrantes de las cuentas anuales deben valorarse separadamente.

• Las partidas de inmovilizado y del circulante deben contabilizarse por el precio de adquisición o por su coste de producción

•Principio de importancia relativa:se admite la no aplicación estricta de algunos de los principios y criterios contables cuando la importancia relativa en términos cuantitativos o cualitativos de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la expresión de la imagen fiel.  Las partidas o importes cuya importancia relativa sea escasamente significativa podrán aparecer agrupados con otros de similar naturaleza o función.

En el momento de elaborarse las cuentas anuales, en el caso de no aplicar alguno de estos principios, deberá indicarse en la memoria, así como justificarse el por qué y su incidencia sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

 

02. ¿Cuáles son los libros contables que deben tenerse obligatoriamente?

Tanto el empresario individual (sólo en el caso de actividades empresariales de carácter mercantil) como el societario deben llevar:

• Un Libro de Inventario y Cuentas Anuales (ver MEMOFicha C.01.01.b)

• Un Libro Diario (ver MEMOFicha C.01.01.b)

 

03. ¿Cómo deben llevarse los libros contables?

Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán arreglarse, inmediatamente que sean observados, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas ni símbolos cuyo significado no sea preciso.

Los libros contables en formato papel no se utilizan en la actualidad. Desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013 de Emprendedores, se establece como obligatoria la forma de presentación telemática.

Las anotaciones contables deben realizarse expresando los valores en euros.

 

04. ¿Es pública o secreta la contabilidad de los empresarios?

La contabilidad de los empresarios es secreta y sólo podrá decretarse su comunicación o reconocimiento general en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades, expedientes de regulación de empleo o cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo. Sin embargo, este principio de secreto tiene importantes excepciones:

• La potestad de la Administración de acceder a ella para ejercer la función inspectora en materia tributaria 

• El mandato judicial, cuando se considere que la exhibición es necesaria como medio de prueba decretado de oficio o a instancia de parte. Aun así, la exhibición no es normalmente general, sino específica, ciñéndose a los puntos pertinentes en el proceso

• La publicidad de las cuentas anuales (ver MEMOFicha C.01.02.a)

• El derecho de los socios que posean más del 5% del capital de una sociedad limitada a examinar la contabilidad social

 

05. ¿Cuánto tiempo deben conservarse los Libros?  

Los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años.

Este plazo debe contarse a partir del último asiento realizado en los libros.

Idéntica obligación existe en los casos de cese de la actividad, disolución de sociedades o muerte del empresario, en cuyo caso la obligación recae sobre sus herederos.

 

Revisado el 17/09/2024