Guía rápida para saber qué gastos pueden deducirse los autónomos

Qué son los gastos deducibles y cuáles son los requisitos para deducirlos

Los gastos deducibles son aquellos gastos imprescindibles para llevar a cabo la actividad profesional o empresarial. Se trata de gastos que se pueden deducir para pagar menos impuestos a la Administración Pública, tanto en cuanto a IVA como a IRPF.

Para deducir gastos estos deben estar siempre justificados con una factura, no sirve un ticket. Además, deben estar vinculados a la actividad económica o empresarial del negocio; deben estar imputados a la base del periodo que se declara; y el gasto debe estar registrado en la contabilidad o libro de registros.

En el caso del IVA es importante tener en cuenta que el plazo para deducir los gastos prescribe a los 4 años y que la cuota del IVA soportado será deducible en la medida en la que el gas-to esté vinculado a la actividad. Si un gasto está imputado al 50% de la actividad, sólo será deducible el 50% del IVA.

Qué gastos son deducibles

• Material necesario para la actividad: el autónomo puede deducir el 100% del IVA del gasto en materiales y productos necesarios para el desarrollo de la actividad profesional. Es fundamental presentar factura y demostrar que el gasto está efectivamente destinado a la actividad.
• Transporte y viajes: se pueden deducir todos los gastos de desplazamiento – aviones, taxis, trenes, hoteles- siempre y cuando se acredite su carácter profesional.
• Gastos de manutención: muchos autónomos desconocen que se pueden desgravar los gastos de manutención, es decir, todos los gastos en dietas que se realizan fuera de casa en establecimientos de hostelería o restauración. Para desgravarlos es imprescindible pagar con tarjeta y guardar el ticket. La guía de Nomo incluye todo tipo de detalle, también sobre las comidas propias y las comidas con clientes.
• Servicios profesionales externos: notarios, abogados, economistas… Los honorarios de servicios profesionales externos son un gasto deducible. Asimismo, los gastos de asesoría o gestoría están directamente relacionados con la actividad profesional de cualquier autónomo y también son deducibles.
• Formación: es deducible siempre y cuando esté directamente relacionada con la actividad profesional.
• Suscripciones a medios de comunicación: son deducibles si su temática se vincula a la actividad profesional.
• Compra de un dominio web: la web debe estar activa y el contenido versar sobre la actividad del autónomo.
• Los salarios de los trabajadores: son deducibles, así como las pagas extraordinarias u otros gastos vinculados como dietas o incentivos.
• Seguridad social: tanto la derivada de la contratación de trabajadores y la propia del autónomo.
• Reparaciones: son deducibles todos los gastos derivados de trabajos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes para la actividad laboral. Pero no son deducibles los gastos que se deriven de la mejora de bienes materiales, ya que estos gastos son amortizables en varios años.
• Tributos: Hay tributos fiscalmente deducibles como el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI). También hay tributos y tasas no estatales y contribuciones estatales que pueden deducirse.

Gastos difíciles de justificar y deducir

Para ser realmente de ayuda para los autónomos, la guía de Nomo lista los gastos que pueden ser difíciles de justificar. Destacan los gastos de representación, el teléfono móvil, la ropa de trabajo o la compra de un vehículo y sus gastos vinculados como peajes o la gasolina.

La guía hace especial hincapié en los gastos derivados de trabajar desde casa, ya que es la situación que viven de muchos autónomos. Lo complicado es justificar que realmente son gastos vinculados a la actividad profesional y no a la personal. Si el autónomo trabaja en una vivienda de propiedad podrá deducir el porcentaje de los gastos propios de la titularidad de la vivienda que se calcula que dedica a su actividad: IBI, gastos de la comunidad o seguro del hogar, así como un porcentaje de los gastos de suministros. Por ejemplo, si dedica el 20% de la propiedad al negocio se podrá deducir únicamente el 20% de los gastos totales. En la guía Nomo explica estos tipos de gastos con todo detalle, también en el caso de que la vivienda en la que trabaja el autónomo no sea de propiedad.

Gastos fiscalmente no deducibles 

Hay también algunos gastos que no son deducibles, como las sanciones y multas, donativos y liberalidades, los gastos realizados con entidades que residen en paraísos fiscales o las pérdidas de juego.

Gastos de IRPF deducibles sin factura 

La normativa del IRPF es un poco más laxa que la del IVA, y por ello hay algunos gastos de IRPF deducibles sin necesidad de factura: la cuota de autónomos, los salarios y seguros sociales, las pólizas de seguros, los gastos bancarios, los gastos de contratos mercantiles, y los impuestos y tasas municipales como el IBI.