Curso "Gestión y Justificación de Proyectos de I+D+i en H2020" Galicia.

Los proyectos de I+D+i financiados por la UE en general y aquellos dentro del  7PM y de H2020 en particular cuentan con reglas  y requisitos concretos, que condicionan la forma en que los proyectos deben gestionarse y justificarse. Las entidades beneficiarias deben adaptar sus reglas de funcionamiento a estas nuevas exigencias.

 

El objetivo de este curso es que los participantes conozcan y comprendan el alcance y la envergadura de la gestión técnica, financiera y administrativa de los proyectos financiados por los programas 7PM y H2020 de la UE y sean capaces de poner en marcha en sus organizaciones un método de gestión efi­ciente, efi­caz y transversal para todos sus proyectos de I+D+i. Para ello, se trabajará la normativa de elegibilidad del gasto (gastos elegibles y su tratamiento basándonos en el principio de buena gestión financiera que rige el presupuesto comunitario). Se indicarán pautas y procedimientos para garantizar una adecuada pista de auditoría y se trabajarán las novedades relativas a la gestión y justi­ficación de proyectos H2020.

¿QUÉ PERSEGUIMOS?

• Facilitar a los participantes un protocolo de actuaciones y recomendaciones para la correcta gestión y justificación de las operaciones cofinanciadas por los programas 7PM y H2020.
• Entrenar las capacidades y aptitudes necesarias para enfocar la coordinación, la gestión y el control de los fondos y ayudas conforme a los criterios y requisitos marcados por la UE.
• Dar a conocer las particularidades de la gestión financiera y coordinación de los proyectos cofinanciados por el 7PM y Horizon 2020.
• Instruir a los participantes en los sistemas de control y auditoría requeridos por la UE para realizar una justificación económica y técnica con garantías de éxito antes, durante y después de la finalización de los proyectos.

LA APROBACIÓN DEL PROYETO ¿POR DONDE EMPEZAMOS?

 

  Análisis de la documentación contractual:

• El Grant Agreement ¿A qué me comprometo?
• Condiciones de ejecución.
• Implicaciones y responsabilidades.
• Riesgos y garantías.
• Sanciones y penalizaciones.
• El Consortium agreement (Acuerdo interpartenarial).
• Reglas de funcionamiento interno y particularidades que convienen prever.

 

COORDINAR Y GESTIONAR UN PROYECTO DEL 7PM Y H2020

 

  Diseñar la estructura de gestión:

• Organismos clave de gestión: Órganos de decisión. Órganos de gestión. Órganos científicos...
• Roles del programa: LEAR, FSIGN…
• Toma de decisiones y resolución de conflictos.

  Sistema de gestión del proyecto:

• Directrices e instrumentos de comunicación interna y externa. Protocolos de actuación que garanticen una pista de auditoría en el l/p.

  La planificación de la ejecución técnica y financiera:

• Elaborar un plan de trabajo del proyecto:
• Asignación de funciones y responsabilidades.
• Calendarios y agendas.
• Desglose de presupuesto: Previsiones de costes.
• Asignación de recursos por volumen de trabajo.
• Mecanismos de corrección de desviaciones.
• Sistema de seguimiento y alerta.
• Reglas administrativas y financieras en el 7PM y H2020:
• Presupuesto aprobado y desvíos de ejecución.
• Prefinanciación y solicitudes de pago.
• Elegibilidad del gasto.
• Requisitos de contabilidad.
• Otras (visibilidad y otra publicidad).
• Obstáculos y barreras ¿qué puede salir mal?
• Factores externos: legales, financieros….
• Factores internos: Capacidades, intereses, conflictos…
• Plan de contingencias.

  Tratamiento de modificaciones contractuales:

• Prórrogas.
• Cambios que afectan al presupuesto.
• Caída e incorporación de un socio.
• Personas y/o entidades conflictivas.
• Incumplimiento de obligaciones y responsabilidades.

ASPECTOS FINANCIEROS

 

• Condiciones de elegibilidad del gasto 7PM y H2020.
• Tipos de gastos elegibles:
• Costes de personal: (conceptos salariales elegibles, opciones de cálculo tarifa/hora, horas productivas, additional remuneration…)
• Subcontrataciones y third parties.
• Otros costes directos: equipos, viajes, fungibles…
• Otros bienes y servicios: difusión,…
• Indirectos: Tasa de financiación, requisitos.
• Gastos no elegibles.
• Tratamiento de ingresos.

 

JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS Y TÉCNICAS

 

• La lógica de la justificación. ¿Qué se justifica?
• Tipos de subvención 7PM y H2020 (gastos reales, costes unitarios, flat rate, lump sum).
• Aspectos a tener en cuenta para su justificación.
• Preparar y organizar la justificación:
• Los informes de progreso – “Progress Reports”.
• La declaración de gastos: Form C
• Certificados de auditorías (diferencias H2020 y 7PM).
• Entregables- “Deliverables”.
• Informe Final- “Final Report”.
• Análisis de los principales errores detectados en las auditorias oficiales.

 

VERIFICACIONES Y AUDITORÍAS

 

• Alcance de las auditorías en los proyectos europeos. ¿Qué nos van a auditar?
• Prever y planificar los controles administrativos y técnicos que puede sufrir el proyecto (Garantizar una pista de auditoría adecuada):
• Verificaciones de gestión.
• Verificaciones administrativas y financieras,
• de información y publicidad de las operaciones
• Las listas de comprobaciones.
• Análisis de listas de comprobaciones oficiales.
• Archivo y conservación de la documentación: Plazos y procedimientos (diferencias H2020 y 7PM).

 

PARTICULARIDADES

 

• ¿Qué hacer si un socio se cae?
• ¿Qué hacer si un socio no justifica su trabajo?

¿Qué hacer cuando mis gastos reales no justifican el  total del presupuesto aprobado?