Curso "Gestión y Justificación de Proyectos Europeos"

La certificación o justificación constituye una de las principales obligaciones que deben cumplir las entidades beneficiarias de ayudas y fondos europeos. La Unión Europea cuenta con reglas propias y requisitos que condicionan la forma en la que los proyectos deben gestionarse y justificarse y que es fundamental comprender para asegurar el éxito de los mismos.

El objetivo de este curso es que los participantes conozcan y comprendan el alcance y la envergadura de la gestión técnica, financiera y administrativa de los proyectos financiados por la UE y sean capaces de poner en marcha en sus organizaciones un método de gestión eficiente, eficaz y transversal para todos sus proyectos. Para ello, se trabajará la normativa de elegibilidad del gasto y su tratamiento, basándonos en el principio de buena gestión financiera que rige el presupuesto comunitario. Se indicarán pautas y procedimientos para garantizar una adecuada pista de auditoría y se trabajarán las novedades relativas a la gestión y justificación de proyectos en el nuevo período de programación 2014-2020.

¿QUÉ CONSEGUIRÁS?

• Facilitar a los participantes un protocolo de actuaciones y recomendaciones para la correcta gestión y justificación de las operaciones cofinanciadas y de las ayudas concedidas.
• Entrenar las capacidades y aptitudes necesarias para enfocar la coordinación, la gestión y el control de los fondos y ayudas conforme los criterios y requisitos marcados por la UE.
• Dar a conocer las particularidades de la gestión financiera y coordinación de los proyectos cofinanciados por la UE.
• Instruir a los participantes en los sistemas de control y auditoría requeridos por la UE para realizar una justificación económica y técnica con garantías de éxito antes, durante y después de la ejecución de los proyectos.

PROGRAMA

LA APROBACIÓN DEL PROYETO

 Revisión interna:

• Reajustes de presupuesto.
• Revisiones y modificaciones del plan de trabajo.
• Pautas iniciales de gestión. Negociaciones con los miembros del consorcio:
• Reasignación de responsabilidades y reasignación presupuestaria.

  Formalismos legales:

• Principales tipos de acuerdos.
• La firma de contratos: Implicaciones y responsabilidades legales.
• Riesgos y garantías.

COORDINAR Y GESTIONAR UN PROYECTO EUROPEO

  Estructura de gestión:

• Organismos clave en la gestión de un proyecto europeo: Roles a nivel del programa y Roles a nivel del proyecto.
• Toma de decisiones y resolución de conflictos.

  Sistema de gestión del proyecto:

• Directrices e instrumentos de comunicación interna y externa. Protocolos de actuación que garanticen una pista de auditoría permanente.

  La planificación de la ejecución técnica y financiera:

• Elaborar un plan de trabajo del proyecto:
• Asignación de funciones y responsabilidades.
• Calendarios y agendas.
• Desglose de presupuesto: Previsiones de costes.
• Asignación de recursos por volumen de trabajo.
• Mecanismos de corrección de desviaciones.
• Sistema de seguimiento y alerta.
• Reglas administrativas y financieras en los proyectos europeos:
• Normativa en materia de contratación.
• Normativa en materia de publicidad.
• Normativa en materia de elegibilidad del gasto.
• Requisitos de contabilidad.
• Obstáculos y barreras ¿qué puede salir mal?
• Factores externos: legales, financieros….
• Factores internos: Capacidades, intereses, conflictos…
• Plan de contingencias.

  Tratamiento de modificaciones contractuales:

• Prórrogas.
• Cambios que afectan al presupuesto.
• Caída e incorporación de un socio.
• Personas y/o entidades conflictivas.
• Incumplimiento de obligaciones y responsabilidades.

GASTOS ELEGIBLES Y OTROS ASPECTOS FINANCIEROS 

• Condiciones de elegibilidad del gasto en los proyectos europeos.
• Tipos de gastos elegibles:
• Costes de personal: (conceptos salariales elegibles, opciones de cálculo tarifa/hora, horas productivas, additional remuneration…)
• Subcontrataciones y third parties.
• Otros costes directos: equipos, viajes, fungibles, difusión…
• Indirectos: Tasa de financiación, requisitos.
• Gastos no elegibles.
• Tratamiento de ingresos.

 JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS Y TÉCNICAS 

• La lógica de la justificación. ¿Qué se justifica?
• Tipos de subvención: Gastos reales, costes unitarios, flat rate, lump sum.
• Aspectos a tener en cuenta para su justificación.
• Preparar y organizar la justificación:
• Los informes de progreso – “Progress Reports”.
• La declaración de gastos.
• Certificados de auditorías (en función del programa).
• Entregables- “Deliverables”.
• Informe Final- “Final Report”.
• Análisis de los principales errores detectados en las auditorias oficiales.

 VERIFICACIONES Y AUDITORÍAS 

• Alcance de las auditorías en los proyectos europeos. ¿Qué nos van a auditar?
• Prever y planificar los controles administrativos y técnicos que puede sufrir el proyecto (Garantizar una pista de auditoría adecuada):
• Verificaciones de gestión.
• Verificaciones administrativas y financieras.
• Las listas de comprobaciones.
• Análisis de listas de comprobaciones oficiales.
• Archivo y conservación de la documentación: Nuevos plazos 2014-2020.
• Novedades 2014-2020

PARTICULARIDADES 

• ¿Qué hacer si un socio se cae?
• ¿Qué hacer si un socio no justifica su trabajo?
• ¿Qué hacer si el calendario del proyecto no se puede cumplir?...
• ¿Qué hacer cuando mis gastos reales no justifican el total del presupuesto aprobado?